Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Región de Murcia
La normativa vigente establece que todos los documentos generados y recibidos por las administraciones públicas forman parte del patrimonio documental y no es posible su destrucción sin un proceso de valoración previo por la Comisión Calificadora de Documentos competente.
Al mismo tiempo la normativa de Interoperabilidad y de Administración Electrónica establece como obligatorios para la gestión y archivo de los expedientes electrónicos los metadatos referidos a la valoración documental, con lo que esta actividad administrativa se ha visto reforzada.
El Decreto nº 94 /2019, de 22 de mayo, por el que se crea y regula la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Región de Murcia y el procedimiento de valoración y eliminación documental regula la composición y funciones de este órgano multidisciplinar, encargado de dictaminar sobre los plazos de acceso, transferencia y conservación de los documentos administrativos generados por las siguientes entidades radicadas en la Región de Murcia:
- La Administración General de la Comunidad Autónoma
- Los ayuntamientos y entidades locales
- Las universidades públicas
- Las entidades de derecho público o privado vinculadas a las anteriores
- Las empresas y entidades privadas concesionarias de servicios públicos (en lo que haga referencia a la gestión de dichos servicios)
- Las corporaciones privadas de derecho público (cámaras oficiales, colegios profesionales…), personas o entidades privadas que ejerzan funciones públicas, en lo que hace referencia a estas funciones.
El artículo 5 del mencionado Decreto establece, asimismo, que:
- Todos los documentos administrativos, independientemente del soporte en el que se produzcan, deberán ser objeto de valoración; esta información será un metadato obligatorio en los documentos electrónicos, y en el caso de documentos de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia deberá incluirse en el catálogo de procedimientos.
- En ningún caso podrá eliminarse ningún documento administrativo en el que subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones o que sea anterior a 31 de diciembre de 1939.
Composición
Presidente:
- El titular de la Consejería competente en materia de patrimonio documental.
Vocales:
- El director del Archivo General de la Región de Murcia.
- Un profesor de la Universidad de Murcia especialista en Historia Contemporánea.
- Un funcionario de la Inspección General de Servicios de la CARM
- Un funcionario de la Intervención General de la CARM
- Un secretario de Administración Local
- Un asesor jurídico de la Consejería competente en materia de patrimonio documental
- Un profesor de la Universidad de Murcia especialista en Derecho Administrativo
- Un funcionario del Archivo General de la Región de Murcia.
Secretario:
- Un funcionario de la Dirección General competente en patrimonio documental.
Funciones
De acuerdo con el artículo 8 del Decreto 94/2019 las funciones de la Comisión Calificadora de Documentos son:
Establecer los criterios generales de valoración documental
- Aprobar el formulario de valoración
- Controlar la correcta aplicación de los criterios establecidos
- Estudiar las propuestas de valoración, en lo relativo a identificación de series documentales, plazos de acceso, publicidad activa, transferencias, conservación o eliminación total o parcial de documentos, la conservación en soporte distinto al original, así como la duplicación de los documentos que se consideren esenciales
- Emitir o revisar dictámenes de valoración de documentos
- En el ámbito de la Administración Pública de la CARM, emitir informe facultativo sobre el régimen de acceso, publicidad activa, transferencia y conservación de las series documentales que se creen como consecuencia de la implantación de nuevos procedimientos administrativos
Series valoradas
Con anterioridad a la creación de la Comisión Calificadora, la Consejería competente en materia de patrimonio documental, de acuerdo con la Disposición Transitoria Cuarta de la Ley 6/1990 de Archivos y Patrimonio documental de la Región de Murcia, autorizó la conservación permanente o la eliminación parcial o total de distintas series documentales, tanto de la Administración de la CARM como de determinados ayuntamientos.
